노션 내에도 고객 정보를 수집할 수 있는 ‘노션 폼’이 있다.
보통 구글 폼이나 탈리 등 외부 서비스와 노션을 연동해 사용하는 형태를 많이 봤는데, 노션 폼을 사용하면 접수된 고객 정보를 따로 옮겨 적거나 연동하는 수고로움을 줄일 수 있다.

Q. 노션 폼이란?
A. 노션 내 데이터베이스를 활용해 고객 정보를 수집할 수 있는 설문지 양식이다. 고객명, 연락처, 주소 등의 항목을 설문지 형태로 만들어 홈페이지 등에 게시할 수 있고, 고객이 해당 노션 폼을 통해 정보를 입력 후 제출하면 해당 노션 데이터베이스 내에 누적되어 자동으로 데이터베이스화된다.

이런 분들께 좋아요!
👉 기존 폼(구글 폼, 탈리 등)으로 접수된 고객 정보를 일일이 옮겨 담기에 번거로운 분
👉 리드 접수부터 고객 관리, 영업 자료 관리까지 한 판에 정리가 필요한 분
👉 여러 개로 흩어진 설문지 양식을 하나로 통합해 관리하고 싶으신 분

1. ‘노션 폼’ 정보가 담길 노션 데이터베이스 만들어주기

가장 먼저 노션 페이지 내에 ‘데이터베이스’를 새로 만들어준다.
구조를 먼저 이해해 주면 좋은데, 노션 폼은 데이터베이스를 기반으로 한다. 이 말인즉슨, 고객이 본인의 정보를 남길 수 있도록 노션 데이터베이스에 공간을 만들어주고 이를 바탕으로 ‘노션 폼’ 형태로 바꿔주는 형식이다. 위 이미지처럼 고객명과 연락처, 이메일 등 내부 상황에 따라 수집이 필요한 항목을 데이터베이스 내에 담아 열을 새로 만들어준다.

Q. 노션 폼에 고객이 첨부파일을 남길 수 있도록 가능한가?
A. 가능하다. 데이터베이스 내에 ‘파일과 미디어’ 속성의 새 열을 추가해 주면, 고객은 해당 부분에 직접 연관된 파일을 첨부해 올릴 수 있다. 보통 제작 시 사업자등록증이나 통장사본 등을 남길 수 있게 구현하는 편이고, 이걸 잘 활용하면 매번 세금계산서 발행이나 거래 시마다 상대방 측 자료를 요청하지 않아도 되니 사용성이 개선될 수 있다(더불어 한 번 수집되어 데이터베이스화된 자료는 삭제하지 않는 이상 없어지지 않으니, 반복 거래 시 더욱 좋다)

수집하고 싶은 열이 모두 정리되었다면, 데이터베이스 이름 우측 ‘+’ 기호를 눌러 ‘폼’을 클릭해 준다.

그럼 이런 팝업이 뜨는데, 보통 파란색 버튼을 눌러주면 된다.
‘너 좀 전에 데이터베이스 안에 만든 내용을 노션 폼에 그대로 다 보여줄 거야?’라는 질문이다. 만약 데이터베이스 내에 있는 열 중에 노션 폼에 노출되지 않았으면 하는 부분이 있다면, 일단 모두 추가한 뒤에 하나씩 빼는 게 좋다. 물론 ‘처음부터 만들기’를 눌러 하나씩 보며 직접 질문 항목을 넣어주는 것도 방법이다.

Q. ​데이터베이스 ‘+’를 눌러도 폼이 안 보인다면?
A. 간혹 있는데, 아래 경우를 의심해 보고 필요한 조치를 할 경우 노션 폼이 노출된다.

• 내 권한이 ‘읽기 전용’이라면 노션 폼 생성 불가(‘편집 허용’으로 권한 상향 조정 필요)
• 노션을 ‘모바일’로 접속할 경우 노션 폼 생성 기능 미 노출(PC로 접속 필요)
• 이제 막 노션을 새로 가입한 경우 간혹 노출되지 않을 수 있음(여유 있게 1일 정도 후 재접속 시 노션 폼 기능 노출될 수 있음)

2. ‘노션 폼’ 정보가 담길 노션 데이터베이스 만들어주기

물론, 노션 폼 아래 ‘+’기호를 눌러 직접 폼 안에서 질문 항목을 만들어 줄 수도 있다. 생성된 신규 항목은 좌측 ‘표’, 그러니까 원본 데이터베이스 내에도 동일하게 생성이 적용된다. 단, 노션 폼에 생성된 질문 항목의 이름을 바꾸는 경우가 있다. 이럴 경우 아래 2가지 형태로 구분되어 작동되며, 노션 폼과 연결된 데이터베이스 모두 한 번에 바꾸고 싶을 경우엔 ‘노션 폼’에 달린 질문 항목에서 바로 수정하는 게 좋다.

[노션 폼 내 질문 항목 수정 시 변경 개요]
👉 ‘노션 폼’에서 질문 항목의 제목을 수정할 경우 -> 연결된 데이터베이스에도 동일하게 열 제목 수정됨
👉 데이터베이스에서 열 제목을 수정할 경우 -> ‘노션 폼’에 반영되지 않음
*노션 폼은 연결된 DB 속성명과 폼 내 표시되는 이름(라벨)을 분리해 관리하기 때문.

이제 노션 폼을 조금 더 꾸며주면, 사용자 입장에서 어떤 액션을 취하면 좋을지 조금 더 선명해진다. 폼 제목을 넣어주고, 아래 본문에 필요한 내용을 넣어줄 수 있는데 이때 일부 내용은 볼드체로 구분해 줄 수도 있다.

3. 노션 폼 공개 후 링크 게재하기

필요한 노션 폼 디자인이 모두 적용되었다면(물론, 폼이 열려있는 동안 계속해서 수정해 완성도를 높일 수도 있다) 이제 외부에 공개해 정보를 받을 준비를 해야 한다. 노션 폼 우측 상단 ‘양식 공유’를 눌러 링크가 있는 웹의 모든 사용자를 클릭한다. 이렇게 되면, 링크에 접속 가능한 모든 사용자가 해당 노션 폼을 통해 본인의 정보를 스스로 입력 후 제출할 수 있게 된다.

이후 ‘폼 링크 복사하기’ 버튼을 누르면 공개된 노션 폼, 즉 미상의 고객이 정보를 남길 수 있는 노션 폼 링크를 복제할 수 있게 된다. 원하는 곳에 붙여 넣거나, 홈페이지 내 리드 수집을 위한 공간에 넣어 활용해 보자.

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💡 오늘 살펴 본 ‘노션 폼’ 관련 내용 요약

• 노션 폼은 고객 정보를 수집해 자동으로 데이터베이스화하는 기능이다.
• 노션 폼은 노션 데이터베이스를 기반으로 연동된다.
• 노션 폼과 연동된 데이터베이스의 질문 항목은 필요 시 연동(or 해제)할 수 있다.
• 완성된 노션 폼은 ‘공개’해 홈페이지 등 신규 고객 유입 채널에 삽입할 수 있다.